Weinig documenten betekent zelden dat er weinig gebeurt.

Veel organisaties gaan ervan uit dat de administratieve kant van HR neerkomt op één document: het arbeidscontract. Maar in werkelijkheid ontstaat er tijdens een dienstverband een stroom van kleine maar relevante veranderingen die ook vastgelegd moeten worden. In de HR-wereld worden die momenten vaak documentmomenten genoemd.

En precies daar ontstaat een interessant inzicht:
het aantal documenten dat nodig is per medewerker ligt aanzienlijk hoger dan wat de meeste organisaties daadwerkelijk vastleggen.

Documentmomenten bij medewerkers

Voor medewerkers in loondienst ontstaan documentmomenten bij onder andere:

Het merendeel van deze wijzigingen vindt plaats zonder dat een medewerker van baan wisselt of de organisatie verlaat. Dat maakt dat documentatie geen uitzondering is, maar onderdeel van het normale werkgeverschap.

Daar komt het team buiten loondienst er nog bij

In de praktijk bestaat een team vaak ook nog uit een mix van zzp’ers, stagiaires, vrijwilligers en extern ingehuurde specialisten. Ook daarbij worden afspraken gemaakt die je wilt vastleggen: van opdracht- of stageovereenkomsten tot geheimhouding, deliverables, gebruikersafspraken of veiligheidsinstructies bij onboarding en offboarding.

Met andere woorden: zelfs organisaties met relatief weinig personeel in loondienst kunnen substantieel meer documentmomenten hebben dan gedacht.

Hoeveel documentmomenten er jaarlijks ontstaan

In HR-consultancy, HR-operations en HRIS-implementaties wordt al jaren gewerkt met benchmarks die inzicht geven in procesmomenten zoals HR-transacties, workflow-events, contract- en compensatiewijzigingen, sign-offs en compliance-interacties. Tijdens procesinventarisaties wordt gemeten hoeveel van deze momenten per FTE per jaar voorkomen en in hoeverre daarvoor formele vastlegging of instemming nodig is.

Uit operationele HR-benchmarks blijkt dat dit structureel is. Voor organisaties met 30–200 medewerkers wordt doorgaans een bandbreedte gehanteerd van 3,2 tot 5,7 documentmomenten per medewerker per jaar. Daarbij ontstaan verschillen tussen organisatievormen:

• Scale-ups (200–1.000 medewerkers): 6–10 documentmomenten vanwege veel verandering
• Corporates (>1.000 medewerkers): <3 documentmomenten, vanwege minder mobiliteit per FTE, maar meer formaliteit
• Kleine MKB’s (<20 medewerkers): <3 documentmomenten, niet omdat ze níet plaatsvinden, maar omdat ze niet worden vastgelegd

De belangrijkste conclusie

Documentmomenten ontstaan sowieso, de vraag is alleen of ze worden gedocumenteerd. En dat gaat niet meer alleen over het personeel in dienst, maar over het hele team.

Organisaties met weinig documenten hebben daarom niet per se minder administratieve realiteit, maar leggen minder formeel vast. Dat lijkt efficiënt totdat er wrijving of een interpretatieverschil ontstaat.

En daarom is er metJip

Duidelijk is in ieder geval dat in veel organisaties documentmomenten niet structureel worden vastgelegd. Soms omdat het lastig is, soms omdat het tijd kost, soms omdat het niet duidelijk is welke documenten nodig zijn of hoe ze opgesteld moeten worden.

metJip is ontwikkeld om dat proces laagdrempelig en toegankelijk te maken. Het platform ondersteunt organisaties bij het herkennen, opstellen, afstemmen en ondertekenen van documenten die ontstaan wanneer mensen samen werken: of dat nu medewerkers, zzp’ers, stagiaires of vrijwilligers zijn. Het doel is niet om administratiedruk te verhogen, maar om vastlegging normaal, snel en duidelijk te maken.

Daardoor worden documentmomenten die anders mondeling of ad-hoc zouden verlopen, nu eenvoudig en correct gedocumenteerd, zonder dat de gebruiker specialistische kennis nodig heeft en zonder losse documentstromen via mail, Word, WhatsApp of bureaulades.

Het resultaat is niet alleen overzicht, maar ook duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer. Documentatie wordt zo onderdeel van het werkproces, in plaats van iets dat alleen bij conflicten of exits wordt ingezet.